Обычно передача оформляется актом приема-передачи и сопроводительным письмом. Как правило, по новому месту службы заводится новое дело. Однако в некоторых органах ведение личного дела продолжается (особенно если это одно ведомство). Нормативными документами это никак не регулируется.