Добрый день. По правилам внутренняя опись документов личного дела ведется работником кадровой службы в процессе формирования дела. Но по факту опись лучше всего делать после закрытия дела, т.к. дополнений и изменений может быть куча. Например задним числом в отпуск отправить и т.д.