Почему для сдачи в архив обязательно нужно проводить архивную обработку документов?

Добрый день. Архивную обработку обязательно проводить для того, чтобы  когда человек прийдет за справкой для получения пенсии, можно было быстро и беспрепятственно получить доступ к данным.