Какие бывают электронные архивы?
Проблема хранения документов , их упорядочения и обработки становится с каждым днём всё острее на предприятиях и в компаниях из-за растущего огромными темпами объёма входящей и исходящей информации, различных нормативных документов или бумажной производственной документации.
В итоге архивы предприятий, библиотек, клиник, фирм заполняются бесконечными рядами папок, а картотеки занимают громадные площади, большая часть которых ещё и оплачивается.
Оперативно решить вопрос упрощения доступа к нужной информации, работы с данными помогают различные виды электронных архивов, каждый из которых выполняет особые функции.
По объёму информации архивы делятся на большие, средние и малые. Также архив может иметь название того типа документов, которые он хранит.
Виды электронных архивов по назначению:
1. Электронный архив конструкторской документации предоставляет доступ к чертежам или их копиям вне зависимости от того, как давно они были выполнены.
2. Электронный архив юридической документации обычно содержит договора.
3. Электронный архив кадровой документации хранит договора, личные дела, регламенты внутри предприятия, инструкции, распоряжения и приказы.
4. Электронный архив технической документации составляется для предприятий и организаций, деятельность которых сопряжена с поставкой товаров.
5. Электронный архив проектной документации создаётся с целью хранения пояснительных записок, чертежей, смет и проч.
6. Электронный архив нормативных документов обычно имеет вид организованных каталогов стандартов предприятий, разработанных или закупленных этими учреждениями. Примечательно, что именно такие виды электронных архивов обычно становятся одним из важнейших условий прохождения предприятием сертификации, а также тесно переплетаются с вопросом авторского права.
7. Электронный архив финансовой (платежной) документации позволяет вести централизованный учёт документов и хранить электронные образы первичных финансовых бумаг, договоров, сделок.
8. Архивы, имеющие вид системы автоматизации делопроизводства создаются для архивных подразделений предприятий и позволяют вести учёт, формировать номенклатуру различных дел, контролировать даты хранения документов.
Все перечисленные виды электронных архивов позволяют моментально получать доступ к любому документу и данным, сортировать последние по каким-либо признакам, использовать цифровую подпись или работать с базой большому количеству сотрудников.
Для создания электронных архивов требуется специальное оборудование и программное обеспечение, работающие с любыми форматами документов. В противном случае, о правильном документообороте предприятия не может быть и речи.
