Как подготовить архивное хранение проектной документации?

Архивное хранение проектной документации предусматривает специальные условия и процедуры, направленные на длительное сохранение документов, необходимых для эксплуатации, реконструкции и ремонта объектов. Рассмотрим подробнее этапы и особенности такого хранения.

1. Сбор и подготовка документации. Проектная документация собирается в полном объеме и проверяется на полноту и правильность оформления. Документы комплектуются в папки, формируются дела, создается внутренняя нумерация листов и составляются описи.
2. Формат хранения. Архивные хранилища оборудуются специальными стеллажами, шкафами или коробами для бумаги. — Возможна также цифровая копия (электронный архив), однако оригинал остается главным источником данных.
3. Санитарно-гигиенические условия. Постоянная температура и влажность воздуха, отсутствие прямого солнечного света. Защита помещений от пыли, грязи и вредителей.
4. Контроль и защита. Доступ к архиву ограничен определенными сотрудниками, назначенными приказом руководителя. Устанавливаются системы пожарной сигнализации и видеонаблюдения. Проводятся регулярная проверка состояния документов и инвентаризация.
5. Оформление архивных справок и выдача копий. Работники архива выдают справки и копии документов по запросу пользователей. Копия оформляется в установленном порядке и подписывается уполномоченным лицом.