Как написать ответ на запрос структурного подразделения организации о том, что запрашиваемые документы в архиве не обнаружены?

Добрый день. Нельзя просто написать, что документы не обнаружены, обязательно надо указать причину отсутствия документов. Если все-таки эти документы должны быть в архиве, то необходимо провести проверку наличия документов с оформлением акта, затем провести розыск документов.