К нам в организацию обращаются спортсмены за подтверждением своих спортивных достижений. Но в нашем архиве они не хранятся, а хранятся в другой организации. Можем ли мы отвечать на запрос на основании ответа из сторонней организации, которая подтверждает их звание? Очень часто пенсионный фонд не устраивает ответ из сторонней организации и они требуют ответ именно от нас.

Архив не может оформлять архивную справку на основании документов, которые хранятся в другой организации. Если у вас государственный или муниципальный архив, вы должны работать по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах…», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19. В п. 5.8.