Если в сводной номенклатуре дел ни у кого ничего не поменялось за 2016, то она свое действие продлеват автоматически так получается или это приказом закрепляется?

Утверждается ежегодно на 01 января. Если у вас ничего не поменялось, надо перепечатать номенклатуру, изменив название (на 2017 год), и утвердить её, можно приказом, можно просто оформлением грифа «УТВЕРЖДАЮ».