Еще такой вопрос: Если при составлении описи не вошли некоторые дела в соответствие с номенклатурой, нужно написать пояснительную записку. Она должна быть в произвольном виде, или можно найти образец в правилах?

Здравствуйте! К описи дел составляется предисловие, во второй части которого дается информация о составе документов фонда. Здесь и надо пояснить, какие дела отсутствуют и по какой причине (утрачены, не заводились в делопроизводстве и т.д.), эти пояснения делаются в произвольной форме.