По нашему мнению, филиал иностранной организации при ликвидации обязан сдавать в архив документы по бухучету и трудовым отношениям.
Пунктом 7 ст. 21 Федерального закона от 09.07.1999 N 160-ФЗ «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации» предусмотрены три основания, по которым действие аккредитации филиала, представительства иностранного юридического лица может быть прекращено, а именно в связи с прекращением деятельности филиала, представительства на территории Российской Федерации на основании решения иностранного юридического лица, с прекращением деятельности иностранного юридического лица или в связи с решением уполномоченного федерального органа исполнительной власти.
Статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ) установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ.
На основании ч. 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 4 содержит сведения по документам (наименование вида документа и конкретного срока его хранения), касающимся учета и отчетности (в том числе бухгалтерского учета и отчетности, а также статистического учета и отчетности), разд. 7 — по трудовым отношениям. Так, например, установлено, что сдаче в архив подлежат документы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет; документы долговременного хранения (более десяти лет), которые могут служить основанием для выдачи справок различного характера.
На основании ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Филиал не является юридическим лицом, он наделяется имуществом создавшим его юридическим лицом и действует на основании утвержденных им положений. Руководитель филиалов назначается юридическим лицом и действует на основании его доверенности.
Вместе с тем в ст. 11 Налогового кодекса РФ определено, что организациями являются юридические лица, образованные в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также иностранные юридические лица, организации и другие корпоративные образования, обладающие гражданской правоспособностью, созданные в соответствии с законодательством иностранных государств, международные организации, филиалы и представительства указанных иностранных лиц и международных организаций, созданные на территории Российской Федерации. Кроме того, в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» находящиеся на территории Российской Федерации филиалы, представительства и иные структурные подразделения организаций признаются самостоятельными экономическими субъектами.
Таким образом, на основании указанных норм филиал иностранной организации признается отдельной организацией и экономическим субъектом, следовательно, на него будет распространяться обязанность по обеспечению сохранности документации, в том числе финансовой (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ).
В части кадровых документов можно отметить следующее. Из вопроса не ясно, кто ведет кадровый учет филиала иностранной организации — головная организация, зарегистрированная в иностранном государстве, либо ее филиал, находящийся и аккредитованный на территории Российской Федерации. Учитывая, что в том случае, если головная иностранная организация передала кадровые полномочия по приему и увольнению работников руководителю филиала, по назначению ответственного работника за хранение трудовых книжек в филиале, то есть фактически делегировала ведение кадрового учета филиалу, в подобном случае именно филиалу следует формировать сдачу документов в архив на территории Российской Федерации. Кроме того, указанными действиями будут соблюдены права работников на получение документов, относящихся к их трудовой деятельности (подтверждение трудового стажа, назначение выплат социального характера и др.).
На основании изложенных норм можно прийти к выводу о распространении положений российского законодательства по обеспечению сдачи документации (бухгалтерской и кадровой) в архив на филиалы иностранных организаций, находящихся на территории Российской Федерации, в том числе при их ликвидации.
Е.С.Григоренко
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса