Добрый день. Как правило, если какой-либо начальник в отпуске, то исполнителем назначается лицо, временно исполняющее его обязанности. При поступлении входящего письма в организацию оно сначала регистрируется, затем передается на рассмотрение руководству. В резолюции руководства определяется исполнитель.