Добрый день. Обычно при оформлении дел номера томов не ставятся. Это происходит потому, что при разделении дата или буквы не должны пересекаться в разных томах. Но в некоторых архивах требуют ставить тома, даже если предыдущее правило выполняется. Поэтому обратитесь в свой муниципальный архив за консультацией.