Добрый день! Подскажите, в 2015 году я вела журнал исх. документации с номерами (№1-01,1-02, 15-01 — это пример). Номенклатуры дел не было, поэтому решили, что нумеруем так. С 2016 года, регистрация исходящих писем ведется след. образом 1-06/01,02,03 (1 — номер подразделения, 06 — индекс дела). С 2016 года мы переименовали юр.лицо, и на данный момент официально никто не работает. Писем не много, но правильно будет ли регистрировать с данным индексом и подразделением письма не только в другие организации, а на заявки на пропуск охране БЦ (Они просят на официальном бланке и с подписью директора или уполномоченного подписывать заявки (я имею уполномочие на подписание). Соответственно все эти письма регистрируются вместе, по порядковому номеру. Стоит ли делать отдельный журнал? Письма на пропуск приходиться делать ежедневно.
Здравствуйте! Если документооборот небольшой, то можно вести регистрацию отправляемых (исходящих) документов в одном журнале. Это же касается ваших писем о предоставлении пропусков. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в журнале регистрации и индекса дела по номенклатуре дел, либо буквенного обозначения по усмотрению организации. В вашем случае регистрационный номер должен выглядеть так: 1/01-06, где 1- порядковый номер, 01-06 – индекс дела по номенклатуре дел. У вас, как я поняла, наоборот.
