Добрый день, подскажите, пожалуйста, нужно ли прошивать документы личного дела сотрудника пока он еще работает (не гос.учреждение), или это уже только когда готовишь личное дело для сдачи в архив, если прошивать то как у нас специальные папки для сейфа, в папках не предусмотрены скоросшиватели, мы просто подкалываем все выписки из приказов и документы скрепками, чтобы просто не разваливались, нам удобно, но может быть есть строгий порядок ведения личных дел сотрудников?Опись никогда не велась с действующими делами,только на уволенных к сдаче в архив, на новых уже будем заводить внутреннюю опись, а старые врядли в кротчайшие сроки получится описать.Спасибо заранее!

Добрый день! Вопрос организации и ведения личных дел сотрудников весьма важен. Прошивка документов личного дела сотрудника, который еще работает, не является обязательной процедурой, особенно если это не государственное учреждение. Однако, это может быть полезным для удобства и порядка хранения документов.

Важно учитывать следующее:
— Порядок хранения: Если в вашей организации нет строгих требований к порядку хранения документов, то вы можете продолжать использовать текущий метод с использованием скрепок.
— Передача в архив: При подготовке документов к передаче в архив, рекомендуется прошивать документы для их сохранности и упорядоченности.
— Опись документов: Ведение описи документов для действующих дел не является обязательным, но это хорошая практика для облегчения будущей архивации и поиска документов.

Если у вас есть возможность, рекомендую постепенно вводить систему ведения описи для всех личных дел, включая действующие. Это позволит избежать спешки и ошибок при последующей подготовке дел к архивации. Удачи в организации документооборота!