Добрый день! Подскажите пожалуйста, как правильно оформить документы. С архивохранилища были изъяты документы для использования в структурное подразделение. Срок использования не определен. Возможно нужно внести записи в опись? карты заместители будет сложно сделать, так как объем большой, изымались дела, а не конкретные документы. Благодарю за ответ.

Здравствуйте! Это называется не изъятие документов, а выдача дел во временное пользование. Оформляется выдача дел актом о выдаче дел во временное пользование. Делается также запись в книге выдачи дел. Обязательно оформляется карта-заместитель дела. Именно дела, а не документа. И нет никакой сложности в оформлении карты. Подробно о правилах выдачи дел можно прочитать в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. П. 2.45-2.49. В приложениях к правилам есть образцы оформляемых документов (прил.№7, №10).