Здравствуйте! Не следует заводить для таких писем отдельное дело. Храните их в делах с перепиской по направлениям деятельности. Переписка со сроком хранения «5 лет ЭПК» впоследствии проходит полистную экспертизу ценности, т.е. часть документов может быть оставлена на постоянное хранение, остальные, в том числе подобные письма, отобраны к уничтожению.