Здравствуйте. Старый индекс нужно взять в скобки, далее пишется новый. В описи указывается индекс дела по номенклатуре дел соответствующего года. Так, книга за сенсколько лет включается в раздел описи за более ранний год, во второй графе описи указывается индекс по номенклатуре дел раннего года.