Добрый день, Евгения! Меня приняли в апреле в организацию численностью около 200 человек. На собеседовании сказали, что мои обязанности — помощь девушке секретарю со всеми её делами плюс архив, который раньше не велся. Уже на первой неделе секретарь передала половину своей работы на меня, причем очень рутинной и постоянной — сканирование, отправка почтовых отправлений. Объем работ с документами очень велик, она до этого не особо то и успевала. Вопрос в том, как объяснить руководству, что организация и ведение архива не может быть «между делом» в свободное от загруженности время. Отделов 17 штук. Документов в каждом огромная масса, в том числе технической, различных инструкций, схем, связанных с производством. Реально ли создать и упорядочить архив с нуля, имея при этом мало свободного времени. Спасибо.
Здравствуйте! Очень понимаю Вас, так как знаю работу и канцелярии, и архива. Существуют нормативы расчета штатной численности работников архива, но они исходят от объема документов, хранящихся в архиве, а он у вас ещё не создан, как я поняла. Так что Вам надо просто поговорить с руководством, объяснить ситуацию. Можно составить примерный план по организации и упорядочению архива с указанием объема документов, разработать положение об архиве и с этими документами идти к руководству, либо написать докладную записку.
