Для чего нужна историческая справка как её сделать?

Ответы на основные вопросы:

Историческая справка – документ, включающий сведения о самом фондообразователе (организации, архивирующей свою документацию) и истории его архивного фонда, краткие сведения о составе, содержании документации и еще научно-справочном аппарате.

Период составления

Хронология должна соответствовать крайним датам тех описей, что передаются архиву на хранение. При ликвидации же предприятия – за весь период его деятельности.

Имеется ли некий стандарт для таких документов? Да, это ГОСТ Р 51141-98.

Для чего нужна историческая справка? Она делает более легкой, удобной работу с архивируемыми документами предприятия.

Когда составляется? При первой передаче документации архиву, при последующих — корректируется.

Каков состав документа?

Историческая справка обязательно должна содержать разделы: об истории организации (включая создание, реорганизации, назначение, структуру со ссылками на соответствующие распорядительные документы; упоминаются и предшественники предприятия, и смена его подчиненности. Анализируется масштаб деятельности фондообразователя, место в структурах экономики, культуры, обществе и указывается подведомственные организации и их состав), истории документации (структура фонда, краткое содержание — как по направлениям деятельности фондообразователя, так и по видам документации), характеристики фонда (объем документации, изменения в ней, движение документов, их сохранность, особенности формирования, систематизации). Завершается составление справки оценкой состояния фонда и его пригодности к практической работе. Документ визируется его составителем и руководителем архива.

Какие имеются трудности при написании архивной справки?

Они заключены, как правило, в нехватке документации за определенные периоды (при утере, передаче в сторонние организации, недостаточно поставленном учете, особенно в начале деятельности предприятия). Справка, составленная сразу по результатам обработки фонда, составляется намного быстрее и легче, чем по прошествии времени.

Что значит история фонда?

Это раздел исторической справки, содержащий следующую информацию о документации фонда:

• Дате первого поступления в архив, ее объемах и крайних датах;
• Изменениях в составе, объеме фонда и причинах этого, основных категориях недостающих документов (включая даты), также результатах проведенных работ по розыску отсутствующих документов;
• Степени сохранности, физическом состоянии;
• Кратко — об особенностях формирования, систематизации, сведения о документах, выходящих за заданные хронологические границы данного фонда;
• О документах фондообразователя, переданных в другие фонды или архивы, и местах хранения;
• Об имеющихся в фонде документов иных организаций;
• О составе научно-справочного аппарата фонда;
• Об условиях получения доступа, использования документов.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предоставляет услуги по составлению исторических справок и других сопроводительных документов к архивным фондам организации. Узнать о стоимости можно по телефону 8 (495) 226-16-67 или отправить запрос на info@archivexpert.ru