Что такое архивная обработка электронных документов?

Архивная обработка электронных документов — это целый комплекс услуг, оказываемый нашей компанией. Сюда входят различные процессы, а именно:

• Если появилась необходимость поместить очередной документ в цифровом виде, то он перемещается из вашей базы данных в нашу, то есть физически и структурно изолированную базу данных нашего электронного архива. Для того чтобы это сделать, используется какой-нибудь автономный носитель, к примеру, диск или флеш-карта или сеть Интернет. Основное требование заключается в сортировке данных.
• Если на момент передачи документа он находится в бумажном виде, то вам его следует передать нам для сканирования, если нужно, распознавания или набора текста документа вручную. Если вы это сделали сами, то любым из вышеперечисленных методов. В первом случае с бумажного документа будет сделана копия, которая будет направлена в ваш бумажный архив (если таковой у нас имеется), оригинал, соответственно, будет направлен вам.
• Архивная обработка электронных документов подразумевает их выдачу для указанных вами сотрудников компании.

Если потребовалась выдача какого-либо документа, то его можно получить следующим образом:

• Наиболее простой и распространенный вариант — это электронный образ вашего бумажного документа.
• Если это необходимо, вы можете получить электронный документ, который будет заверен электронной цифровой подписью ответственного за данный процесс лица. К примеру, это может быть руководитель электронного архивного подразделения. Также могут быть выданы и бумажные копии, то есть распечатки этих самых электронных документов. Бумажные копии тоже могут быть заверены ответственным лицом.
• Мы можем выдать вам и только бумажные оригиналы. Но этот факт будет обязательно внесен в нашу электронную базу данных архивного электронного подразделения.

В чем особое различие между цифровыми и электронными документами?

Самое главное и основное отличие цифровых документов от бумажных — это возможность копирования электронных документов. То есть дело обстоит так: любой электронный документ, который был нами выдан, фактически может быть скопирован где угодно бесчисленное количество раз. Именно поэтому он перестает учитываться электронным архивом. В связи с этим в основном делаются копии бумажные, так как их можно снабдить рядом защитных свойств, к примеру, печатью или подписью, которые не позволяют беспорядочное копирование.

Архивная обработка электронных документов в нашей компании — это надежное и безопасное хранение информации, за которой следят и обрабатывают высококвалифицированные специалисты. Под нашим контролем ваш электронный архив будет в полном порядке и вы всегда можете получить любой документ в максимально оперативные сроки, сделав лишь один единственный запрос.