Что такое актуализация данных в архиве?

Добрый день. Актуализация данных в архиве — процедура, позволяющая оценить и если нужно обновить данные о документах, и сравнение этих данных по описям. Например простановка правильных сроков хранения, выделение к уничтожение документов, срок хранения которых истек, исправление ошибок в описи и т.д.