АО «Квант» (не является источником комплектования госархива) было создано в 2005 г. Служба ДОУ Общества представлена канцелярией, в подчинении которой находится архив. Архив и канцелярия действуют на основе положений. Их сотрудники руководствуются должностными инструкциями. Кроме названных организационно-правовых актов в 2005 г. была разработана номенклатура дел. Последний раз она утверждалась заведующей канцелярией в 2009 г. и перепечатывалась в 2010 г. Документы постоянного срока хранения сданы в архив Общества по 2009 г.Какие ошибки допущены в области организации работы с документами в АО «Квант»?

Здравствуйте! Номенклатура дел организации должна утверждаться ежегодно на 1 января. За предыдущие годы составлять номенклатуру дел не надо, но не поздно ещё разработать и утвердить номенклатуру дел на 2019 год . Тем более после 2010 года действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Как я понимаю, последняя номенклатура дел разрабатывалась у вас до выхода в свет этого Перечня. Необходимо пересмотреть сроки хранения документов на основе нового перечня. У вас нарушены сроки сдачи документов постоянного хранения и по личному составу в архив общества. Согласно п. 4.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы сдаются в архив не ранее, чем через один и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.То есть у вас должны быть переданы на хранение в архив общества документы по 2015 год. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу, подлежат полному оформлению с составлением описей дел. Подробно об этом изложено в вышеуказанных Правилах.