Сканирование и обработка писем

Сканирование бумажной почты позволит разгрузить производственные помещения от хранения объемных архивов. Письма на бумаге со временем могут потерять свой первоначальный вид — пожелтеть, изменить свою яркость, некоторые фрагменты текста расплывутся или станут слишком бледными. Сканирование и обработка писем позволит не только привести в порядок весь архив корреспонденции, но и облегчит доступ к любому документу. При необходимости документ можно распечатать в любом количестве.

Как подготовиться к сканированию и обработке писем

Для начала нужно выбрать место хранения информации. Это может быть специальная папка на компьютере, внешний накопитель данных или облачные архивы в Интернете. Для удобства поиска папки с отсканированными письмами можно разбить по таким параметрам:

• по дате поступления;
• по отправителям;
• по темам письма.

Например, можно отдельно создать папки «на юридическую тематику», «письма из государственных органов», «почта от клиентов» и так далее.

Каждому письму присваивается индивидуальный номер и название файла. Если ввести эти данные в поисковую строку, письмо сразу найдется.

От чего зависит стоимость услуги

Некоторые письма, особенно написанные от руки, требуют при сканировании особого разрешения и обработки. Это учитывается при формировании стоимости сканирования. В цену услуги также входят:

• объем сканированных писем;
• состоянии документа (требуется ли расшивка, обработка и так далее);
• срочность выполнения заказа;
• периодичность оказания услуги.

Если документ поврежден, специалисты отсканируют его в цифровом формате с восстановлением исходных данных.

Работаем у себя в офисе, по заявке клиентов выезжаем на сканирование по указанному адресу. Соблюдаем строгую конфиденциальность и анонимность. Доступ к базе данных отсканированных писем будет иметь только заказчик.