Роль и значение документов в обществе
«Documentum» с латинского – «доказательство». Именно эта роль отведена документам и документообороту. Они позволяют сохранять и передавать информацию как в пространстве, так и во времени. Как только появились первые знаки и символы, которые человек мог оставить, – появились и самые первые документы.
Роль документа
Главная роль документа в широком смысле – сохранить информацию о деятельности человека. На любом из доступных носителей можно оставить конкретные данные, и их получит (прочтет, распознает) большинство людей, принадлежащих данной культуре. Нет необходимости верить на слово или не верить человеку, который передает распоряжение, требование, пожелание, сведения о количестве чего-либо (товара, переходящей в распоряжение собственности). Вместо этого необходим соответствующий документ.
Каждый человек с самого рождения сталкивается с массой документов:
- справкой из роддома;
- свидетельством о рождении;
- аттестатами;
- свидетельством о браке, о смерти.
Одновременно документом (в идеале) завершается каждая покупка. Каждый кассовый чек – это документ, правда, фискальный. Кассовый чек подтверждает факт купли-продажи. А вот для безналичных расчетов нужны специальные расчетные чеки – они имеют четко определенную, заранее установленную форму. На основании этих документов формируют другие, которые сопровождают деятельность магазина, банка и так далее.
Документ
В целом, в делопроизводстве, документом называют материальный носитель любого вида (бумага, пленка, цифровые носители) с отраженной на нем информацией.
Без документооборота перестанет функционировать не только отдельное предприятие, но и общество в целом. Идеалистические взгляды и идеи о том, что люди могут быть просто ответственными и выполнять все данные ими обещания, неисполнимы в реальности. А значит, часть документооборота будет работать на то, чтобы зафиксировать обязательства и добиться их исполнения – как простыми гражданами, физическими лицами, так и компаниями, то есть юрлицами.
Более того: накапливаемой о людях и их деятельности информации настолько много, что без системы документов не смогла бы работать ни одна отрасль и сфера деятельности, даже самая простая.
Значение документов очень велико, а задач у них немало. К ним относятся:
- хранение и накопление данных;
- ведение учета;
- возможность многократного использования;
- возможность передачи другим людям;
- возвращение к сведениям в определенном временном периоде;
- наличие или обеспечение доказательной силы.
Создание и оборот документов позволяют не только создать «внешнюю память» о действиях человека (информационная роль), но и передать сведения, приказы, обязательства, потребовать исполнения (коммуникативная роль) и даже подтвердить его правоту (правовая роль).
